FPT cách mạng hoá quản lý tài chính doanh nghiệp với CFS

Không chỉ tối ưu, tự động hóa quy trình quản lý tài chính mà còn đem lại sự hiệu quả và chính xác vượt trội trong việc lập và hợp nhất báo cáo tài chính, CFS – giải pháp “Made by FPT” giúp đóng sổ và hợp nhất báo cáo tài chính toàn diện – mở ra hướng quản lý ưu việt, thay đổi căn bản công tác đóng sổ, lập và hợp nhất báo cáo tài chính, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp quy mô lớn.

Giải pháp CFS và quá trình “nấu cháo rìu”

Chính thức chịu trách nhiệm quản lý bộ máy kế toán của Tập đoàn FPT từ năm 2011, anh Hoàng Hữu Chiến sớm lo ngại vấn đề quản lý tài chính sẽ ngày càng phức tạp khi quy mô tập đoàn ngày càng lớn với nhiều tầng lớp công ty khác nhau. Dù đã nhọc công nhưng không tìm được giải pháp phù hợp trên thị trường, bằng kinh nghiệm và hiểu biết của mình, anh Chiến đã tự nghiên cứu, phân tích và thiết kế trong hơn 2 năm liền, với mong muốn tạo ra một giải pháp tự động tới mức cao nhất, giảm thiểu các tác nghiệp thủ công, hỗ trợ công tác lập và hợp nhất báo cáo tài chính đồng thời cho nhiều cấp công ty.

Không muốn “mất một nhân sự kế toán tốt để đổi lấy một lập trình viên tồi”, Phó tổng giám đốc phụ trách Tài chính – anh Nguyễn Thế Phương, ban đầu không thể hiện sự đồng tình vì biết trước rằng công việc này là không hề đơn giản, đầy thách thức và sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian cũng như nguồn lực. Đành chấp nhận “vì anh Phương nói rất đúng” nhưng không cam chịu, anh Chiến dành hết thời gian rảnh rỗi của mình sau giờ làm, kể cả những ngày nghỉ, để nghiên cứu, phân tích và thiết kế giải pháp. Trong khoảng thời gian đó, FPT IS cũng tiếp tục chào giải pháp hợp nhất báo cáo tài chính đã triển khai cho một tập đoàn lớn ở Việt Nam; tuy nhiên, giải pháp này cũng không đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của FPT và anh Chiến.

Một thời gian sau đó, do quy mô ngày càng lớn, số lượng đơn vị và báo cáo ngày càng nhiều, nhu cầu so sánh và phân tích thường xuyên phát sinh nhưng khả năng đáp ứng và cung cấp thông tin bị hạn chế, PTGĐ Thế Phương đưa ra yêu cầu xây dựng một hệ thống quản lý các báo cáo để có thể nhanh chóng tra cứu và truy xuất các báo cáo đã lập (thủ công) theo đơn vị và theo kỳ kế toán. “Thế là bắt đầu quá trình ‘nấu cháo rìu’” – anh Chiến ví von.

Thật vậy, yêu cầu người dùng cho giải pháp hợp nhất báo cáo tài chính – FPT CFS – bắt đầu đi từ những yêu cầu vô cùng giản đơn như thế. Trong quá trình xây dựng yêu cầu của anh Phương, mỗi hôm một chút, anh Chiến dần đề xuất bổ sung thêm các yêu cầu và tính năng mà anh đã làm xong, lái dần từ yêu cầu ban đầu của anh Phương sang những gì mình đã có. Cứ mỗi lần đề xuất thêm yêu cầu, như để thêm phần thách thức và cẩn trọng, PTGĐ Thế Phương lại hỏi: “Liệu có làm được không?” và đương nhiên câu trả lời của anh Chiến luôn là “Có”.

Sau khi “nấu xong nồi cháo rìu”, anh Chiến đề xuất lập nhóm viết lại bằng ngôn ngữ mới thay vì ngôn ngữ mà anh đang viết, bổ sung tính năng tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu. Nhóm dự án được đề xuất đặt tại FIM, nhân sự do Ban Công nghệ Thông tin quản lý, còn anh Chiến trực tiếp làm Quản trị dự án và nhân sự kế toán của FPT HO làm kiểm thử.

Từ tháng 5/2019, sau 4 tháng phát triển trên cơ sở thiết kế ban đầu với đội ngũ chuyên gia gồm 4 người, cùng với sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia nhiều cấp về bảo mật thông tin của Tập đoàn, Giải pháp FPT CFS – với một khối lượng công việc khổng lồ – đã cơ bản hoàn thành và đưa vào triển khai trên diện rộng tại FPT cho tất cả các đơn vị thành viên, tiết kiệm được tối thiểu 80% thời gian và nhân sự làm báo cáo hợp nhất, tăng tính chính xác của số liệu. Với 8 công ty con trực tiếp, 72 công ty con gián tiếp, 9 công ty liên kết và gần 350 bộ sổ kế toán các loại, chia thành 6 cấp, hoạt động trên toàn cầu, Tập đoàn FPT hiện chỉ cần 1 kế toán cho công tác hợp nhất báo cáo tài chính và là một trong số những công ty nộp báo cáo tài chính sớm nhất trong nhóm VN30.

Nhờ vậy, những nhân sự trước đây mất rất nhiều thời gian làm báo cáo giờ có thể dành thời gian đó để thực hiện các công việc khác có ích hơn, như rà soát, tối ưu các khoản mục trên báo cáo tài chính, tối ưu các tài sản sinh lời của công ty, rà soát và kế toán thuế cho chính xác… “Trước đây chúng ta hơi ‘lạm dụng’ nhân viên, khi họ phải làm việc thâu đêm suốt sáng cho công việc báo cáo, thì giờ đây CFS trả lại thời gian và chức năng đúng cho họ” – anh Chiến cười.

Chuyển đổi đột phá

Anh Hoàng Ngọc Bích – Kiểm soát tài chính kiêm phụ trách hợp nhất báo cáo tài chính của Tập đoàn FPT – nhớ lại, trước khi có CFS, việc hợp nhất báo cáo tài chính của Tập đoàn và các đơn vị phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng lập và hợp nhất báo cáo của từng đơn vị cấp dưới. Tính đúng sai của báo cáo này phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng lập báo cáo của đơn vị, dẫn đến Tập đoàn khó có thể bao quát được số liệu của đơn vị, không nắm được tính chính xác theo quy định. Ngoài ra, FPT từng phải có nhiều người lập báo cáo tài chính tại các đơn vị cấp dưới, đòi hỏi những cá nhân này phải là những người hiểu rất rõ về nguyên tắc lập và hợp nhất báo cáo tài chính, dẫn đến phụ thuộc rất nhiều vào các cá nhân.

Hiện tại, CFS đã hỗ trợ đầy đủ các quy trình và thủ tục hợp nhất một cách tự động nên kế toán phần hành tại các công ty bên dưới chỉ cần nhập đúng và đủ thông tin, hệ thống sẽ giúp xử lý các thủ tục lập và hợp nhất báo cáo tài chính tại các cấp. Vì thế, các cấp công ty con không cần các cá nhân có khả năng lập báo cáo tài chính hợp nhất tham gia vào quá trình làm báo cáo mà chỉ cần một cá nhân có thể bao quát được việc hợp nhất báo cáo tài chính của toàn Tập đoàn và các đơn vị phía dưới.

Anh Bích nhấn mạnh, thời gian lập báo cáo tài chính cũng được rút ngắn rất nhiều. Trước kia việc lập báo cáo tài chính hàng quý là công việc vất vả, phải mất cả tháng để thực hiện, thường xuyên phải xin gia hạn thời gian nộp báo cáo, đến hạn mới có thể cho ra được sản phẩm cuối cùng. Hiện tại, FPT chỉ mất khoảng 5-7 ngày để ra được báo cáo tài chính riêng, báo cáo tài chính chính hợp nhất của tập đoàn và mọi đơn vị cấp dưới.

Về tính chính xác của báo cáo, với số lượng bộ sổ lớn và cơ cấu sở hữu phức tạp, việc làm thủ công trước đây tiêu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực cho việc tìm kiếm và điều chỉnh các chênh lệch. Tuy nhiên, với CFS, các dữ liệu đưa vào được kiểm tra, đối chiếu và tính toán chính xác đến từng đồng, sẽ không có những chênh lệch phải tìm kiếm như trước đây. Vì thế, tính chính xác và kịp thời của báo cáo tài chính luôn ở mức rất cao.

“Với tôi, đây là sản phẩm ‘gây nghiện’. Tôi không biết sẽ ra sao nếu bây giờ phải quay lại lập và hợp nhất báo cáo tài chính bằng tay như trước đây” – chị Đỗ Kim Hoa, Kế toán trưởng FPT Smart Cloud, tâm sự. “Trước đây, việc lập báo cáo tài chính riêng và báo cáo tài chính hợp nhất, với mục tiêu phản ánh trung thực kết quả tài chính của công ty và tuân theo đúng chuẩn mực kế toán cùng các thông tư hướng dẫn, thật sự là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp. Thời gian cần để hoàn thành báo cáo cũng luôn là một vấn đề lớn, đầy áp lực”.

Từ khi ứng dụng CFS, thay vì “vật vã” làm báo cáo như trước, mọi thứ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. “Việc CFS tự động hóa toàn bộ quy trình, thủ tục và các bút toán hợp nhất đã giảm thiểu sai sót chủ quan từ con người. CFS cũng đảm bảo việc lập và hợp nhất báo cáo tài chính chính xác đến từng giao dịch, thời gian hoàn thiện báo cáo rất nhanh chóng mang lại sự tin tưởng tuyệt đối khi sử dụng báo cáo”.

Mới đây nhất, CFS có thêm một số mô-đun như Quản lý thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), Quản trị rủi ro…giúp các đơn vị có thể nhanh chóng lập kế hoạch thuế TNDN, tính thuế TNDN, theo dõi các khoản chênh lệch vĩnh viễn, các khoản chênh lệch tạm thời cũng như thuế TNDN hoãn lại phát sinh tương ứng, giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, chính xác và hiệu quả hơn, chị Hoa nói thêm.

Kế toán trưởng FPT Software Lê Thanh Vân cũng nhấn mạnh sự khó khăn của việc hợp nhất báo cáo khi nhà Phần mềm có nhiều công ty thành viên hoạt động tại các quốc gia và vùng lãnh thổ, kế toán bằng nhiều đồng tiền khác nhau. Trước đây, việc tổng hợp dữ liệu, chuyển đổi tiền tệ và hợp nhất báo cáo tài chính từ các đơn vị thành viên phải tổng hợp và lập nhiều lần bằng Excel cho mỗi bộ báo cáo hợp nhất cần phát hành theo cách hoàn toàn thủ công, dẫn đến tốn thời gian và khó kiểm soát, nhất là khi có điều chỉnh sai sót tại một đơn vị ở cấp dưới.

Sau khi áp dụng CFS, với nhiều cải tiến trong quá trình lập và hợp nhất báo cáo đã được áp dụng, dữ liệu từ phần mềm kế toán của các công ty con được cập nhật tự động về CFS, báo cáo tài chính của các đơn vị ở nước ngoài được chuyển đổi sang VND tự động; cùng với đó, quy trình hạch toán được chuẩn hóa, giúp ngăn chặn sự cố lỗi từ đầu. Các giao dịch và số dư nội bộ theo từng cấp hợp nhất được tự động đối chiếu và khử, đảm bảo chính xác tuyệt đối.

Bên cạnh đó, việc mua bán công ty con (thành lập mới, mua mới hay giải thể, chuyển nhượng…) được xử lý rất thuận tiện và nhanh chóng. Ngay cả với trường hợp M&A một tập đoàn có phát sinh Goodwill (LTTM), hệ thống CFS cũng giúp xử lý và ghi nhận các bút toán hợp nhất tự động một cách vô cùng nhanh chóng thay vì trước đây phải mất rất nhiều thời gian để tính toán và ghi nhận các bút toán thủ công, phân bổ/trích khấu hao và mang sang mỗi đầu kỳ báo cáo.

Báo cáo được tổng hợp và hợp nhất tự động, kế toán tổng hợp làm công tác hợp nhất báo cáo không phải xử lý thủ công, giúp tiết kiệm tối thiểu 50-70% thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. Công việc thường kỳ của kế toán hợp nhất chỉ là cập nhật phạm vi hợp nhất và xử lý một vài bút toán thủ công như thoái các khoản dự phòng đầu tư vào công ty con, giao dịch phân phối lợi nhuận từ công ty con cho công ty mẹ…

Ngoài những cải tiến trực tiếp với các thủ tục và trình tự hợp nhất, việc sử dụng CFS còn giúp dữ liệu được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu, so sánh, phân tích, cung cấp thông tin nhanh chóng cho ban lãnh đạo trong các quyết định chiến lược.

Chị Nguyễn Thị Thu Hương – Kế toán trưởng FPT Telecom – cũng đồng tình, CFS giúp số liệu lên báo cáo hợp nhất chính xác hơn, có thể kết xuất mọi bút toán hợp nhất một cách chi tiết, giúp việc chốt số liệu với Kiểm toán nhanh hơn vì Kiểm toán đã kiểm toán hệ thống và tin tưởng vào số liệu CFS. Việc tra cứu thông tin báo cáo cũng thuận lợi hơn, khả năng kiểm soát số liệu của các bộ sổ con cũng tốt hơn. Bên cạnh đó, thời gian làm báo riêng và báo cáo hợp nhất giảm đáng kể, không đòi hỏi kế toán có nhiều kinh nghiệm tham gia công tác lập và hợp nhất báo cáo tài chính; thay vào đó, kế toán viên các phần hành chỉ cần đảm bảo ghi nhận giao dịch đúng với những công cụ đối chiếu và cảnh báo được xây dựng sẵn.

Mở rộng ảnh hưởng trong thời đại số hóa

Hiện sản phẩm CFS không chỉ được sử dụng tại Tập đoàn FPT mà đã được thương mại hoá, trước mắt nhận được sự tin dùng từ các công ty như FPT Retail và Synnex FPT và một số tập đoàn lớn trong nước vì không có giải pháp nào khác có được khả năng đáp ứng và những tính năng vượt trội tương tự.

Được xây dựng và phát triển trên nền tảng đám mây dựa trên các chuẩn mực cùng với thiết kế cho phép tùy biến rất cao, CFS có khả năng đáp ứng và áp dụng cho nhiều tập đoàn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có khả năng kết nối và tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu kế toán khác nhau, giúp công tác lập và hợp nhất báo cáo tài chính của các tập đoàn không còn là “nỗi ám ảnh” với đội ngũ kế toán.

Hiện CFS đã sẵn sàng cho việc lập và hợp nhất báo cáo tài chính song song theo cả chuẩn mực VAS và IFRS; theo đó, giải pháp cho phép ghi nhận và kế toán những khác biệt giữa hai chuẩn mực, theo dõi và kế toán các khoản chênh lệch tạm thời phát sinh giữa hai chuẩn mực cũng như tài sản hoặc nợ phải trả thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại tương ứng.

Tới đây, giải pháp sẽ còn tiếp tục bổ sung thêm tính năng giúp chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS một cách tự động bằng các thuật sĩ; theo đó, người dùng chỉ cần khai báo tham số cho các mô hình tính toán tại mỗi thời điểm lập báo cáo, các thủ tục và công việc còn lại sẽ do FPT CFS hoàn tất.

Nhờ sáng tạo và tinh thần không ngừng nỗ lực của anh Hoàng Hữu Chiến và đội ngũ phát triển cũng như khả năng tạo thách thức và khích lệ của PTGĐ Thế Phương, giải pháp hợp nhất báo cáo tài chính tự động đã hoàn thành, trở thành một công cụ quan trọng trong việc tối ưu và tự động hóa quy trình, tăng năng suất và hiệu lao động. CFS không chỉ là nguồn cảm hứng mà còn là sự khẳng định về khả năng của con người, sự hiệu quả của công nghệ và chuyển đổi số.

Hà An

Thiết kế: Quang Khôi