Retrospective trong Srum là gì? Họp Retrospective có những format nào? Tổ chức ra sao thì mới đạt được hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua những chia sẻ từ các thành viên trong nhóm Scrum tại Trung tâm Phát triển Dịch vụ Phần mềm Cloud nhé!

Sprint Retrospective là gì?

Sprint Retrospective (hay còn gọi là họp cải tiến, họp rút kinh nghiệm) là một trong những sự kiện chính khi áp dụng Scrum, được diễn ra sau buổi Sprint Review, và trước buổi Planning.

Sprint Retro là cơ hội để đội phát triển (Development Team) tự nhìn lại chính mình cũng như các sự kiện đã diễn ra trong Sprint và đưa ra được những phương án cải tiến nên thực hiện trong Sprint tiếp theo.

Thực hiện các cải tiến này chính là thể hiện được mặt thanh tra và thích nghi của Scrum Team.

Trong buổi Sprint Retro, nội dung mà team sẽ thảo luận luôn xoay quanh 3 câu hỏi:

• Những điều Team đã làm tốt trong Sprint? – Thường là những điều liên quan tới cách làm việc, sự tương tác, mối quan hệ giữa các thành viên trong team, hiệu suất đạt được, những tiến bộ đạt được … (không phải các tasks đã được hoàn thành trong sprint)
• Những điều Team làm chưa tốt trong Sprint và nguyên nhân?
• Các action items cần được thực hiện để cải thiện những điều chưa tốt?

Vì sao các team cần có Sprint Retrospective Meeting?

Khi chưa từng làm hoạt động này, chắc bạn sẽ cần những lý do để bắt đầu. Không chỉ thế, rất nhiều team ban đầu thực hiện đều đặn các buổi Retrospective nhưng lâu dần thấy chán và không tiếp tục làm nữa. Đó là lúc cần quay về ý nghĩa và giá trị mà các buổi Retrospective meeting đem lại. Nếu không có cải tiến, bạn sẽ nhận thấy rằng nhóm sẽ tiếp tục gặp phải những lỗi giống nhau.

Mục đích chính của Sprint Retro là tìm ra lối đi cho team trong việc nâng cao chất lượng và sự hiệu quả trong công việc.

Điểm qua những ý nghĩa thiết thực, không thể chối cãi của các buổi họp mà tất cả đội nhóm cùng thực hiện reflection với nhau trong buổi họp Retrospective.

• Tạo ra không gian an toàn cho các thành viên chia sẻ những feedback, quan điểm cá nhân về công việc và hiện trạng của nhóm;
• Tại đây team có cơ hội tuyên dương, khích lệ các cá nhân, cùng nhau tận hưởng những thành quả đã đạt được;
• Team cũng có thể cho ra được 1 danh sách những hành động cần làm, kèm theo owner để giúp Sprint sau hoạt động mượt mà hơn;
• Những sự thay đổi nhỏ, qua từng tuần sẽ tích lũy tạo nên những cải tiến đột phá;
• Những ý kiến với góc nhìn và quan điểm khác nhau đều được đưa ra thảo luận, giúp các thành viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.

Làm thế nào để tổ chức Sprint Retrospective?

Dưới đây là những yếu tố cần quan tâm và cách thức phổ biến để tổ chức một buổi Sprint Retrospective

1. Ai sẽ tham gia vào buổi Sprint Retrospective

• Đội phát triển, Scrum Master đều là thành phần bắt buộc tham gia Sprint Retrospective.
• Product Owner nên tham gia cùng để đưa ra những góc nhìn cải tiến mối quan hệ cộng tác giữa PO và đội phát triển.

Product Owner hoàn toàn có thể tham gia cùng đội phát triển trong buổi họp Retro với mong muốn hiểu thêm về sự phức tạp trong công việc hoặc các vướng mắc mà đội đang gặp phải. Còn Scrum Master tham gia với vai trò chính là khích lệ, động viên team đưa ra những cải tiến cho quy trình, công cụ, và cả những cải tiến về practices nhằm tăng cường mối quan hệ cộng tác, teamwork của team tự chủ.

Buổi Sprint retrospective không chỉ quan tâm nhìn nhận và cải tiến quy trình, công cụ mà nó còn hướng đến con người và mối quan hệ.

2. Thời lượng của buổi Retrospective

Retrospective chỉ nên kéo dài tối đa 3 tiếng đối với Sprint có độ dài 1 tháng. Sprint ngắn hơn thì thời lượng họp Retrospective sẽ ngắn hơn.

Với Sprint 1 tuần thì Retro chỉ nên tối đa khoảng 45′.

3. Cách tổ chức một buổi Retro

Một buổi retrospective thường được tiến hành theo 5 bước sau:

• Bước 1: Setting the stage – thiết lập bối cảnh, trạng thái bắt đầu cho buổi Sprint Retrospective
• Bước 2: Gather Data – Thu thập dữ liệu
• Bước 3: Generate Insight – Xác định vấn đề thực sự cần giải quyết
• Bước 4: Decide what to do – Xác định hành động cải tiến
• Bước 5: Close retrospective – Kết thúc phiên họp
• Tham khảo chi tiết tại: https://www.retrium.com/ultimate-guide-to-agile-retrospectives/five-phases-of-a-successful-retrospective

Các format tổ chức Retrospective phổ biến

Tham khảo chi tiết tại: FunRetrospectives | Have fun, learn from the past and prepare for the future!

Ở Trung tâm Phát triển Dịch vụ Phần mềm Cloud (BSS), chúng mình thực hiện Retrospective như thế nào?

Để tổ chức một buổi Retro hiệu quả, chúng mình thường sử dụng công thức:

“Great Agile Retrospective = Warm-up/Check in + Format Fun Retro + Check-out”

• Warm-up/Check in: Hoạt động Warm Up/Checkin giúp thúc đẩy tinh thần của các thành viên, khiến team hứng khởi hơn và sẵn sàng “cởi mở” hơn cho các hoạt động “cân não” ở phía sau. Hoạt động này tuy bé nhỏ nhưng lại có tác động đến tính hiệu quả của buổi Retro rất nhiều!

• Format Fun Retro: Tương tự, phần chính của mọi buổi Retro là thảo luận nhóm, tổ chức thu thập thông tin, tìm insights và đưa ra hành động. Đây luôn phần cân não nhất của mọi buổi Retro, do đó thỉnh thoảng bạn cũng nên thử đổi mới các hình thức họp bàn khác nhau, tránh sự nhàm chán cho các thành viên khi sử dụng một hình thức quá nhiều.

• Check-out: Check-out hệt như món tráng miệng của 1 bữa ăn. Sau một hồi thưởng thức các món nhiều vị, lúc này 1 món tráng miệng có vị ngọt sẽ giúp bạn đổi vị cũng như kết thúc cơn đói. Hãy coi Check-out như 1 món ăn ngòn ngọt để đổi vị sau một hồi cân não. Cùng nhau tổng kết, reflect về hoạt động vừa diễn ra hoặc đánh giá hiệu quả của tổng thể buổi Retro là những hoạt động Check-out nhanh gọn thường thấy.

Trên thực tế, hoạt động cải tiến rút kinh nghiệm là một trong những hoạt động khó điều phối nhất. Đặc biệt là khi trong team có toàn các anh em developer, tối ngày chỉ quan tâm đến những dòng code khô khan, ngại chia sẻ những điều “thầm kín”. Chúng mình nhận thấy rằng, hoạt động này đòi hỏi các thành viên cần có ý thức về bản thân (self-awareness) tốt. Thậm chí, team cũng cần có những người có trí thông minh cảm xúc (EQ) tốt để dẫn dắt, điều phối được hiệu quả.

Bài học rút ra từ kinh nghiệm thực tiễn?

Sau một thời gian thử nghiệm các cách thức Retrospective khác nhau, cùng với đó là việc tham khảo học hỏi practice trên từ nhiều nguồn, chúng mình cũng đã lượm lặt được một vài bài học thú vị. Mong là chúng sẽ hữu ích với buổi họp cải tiến của các team khác.

1. Thẳng thắn chia sẻ vướng mắc trong daily meeting giúp team có action cải tiến luôn

Chị ChiNT30, PO phụ trách Admin Portal chia sẻ: “Một điểm hay của team chị là mọi người sẽ nêu luôn các vướng mắc trong buổi daily stand-up meeting và sau đó cũng nhau tìm phương hướng giải quyết ngày lập tức. Những khoảnh khắc “daily retrospective” như vậy giúp team thích ứng và có solution sửa chữa được những vấn đề tồn đọng một cách nhanh chóng, chứ không phải đợi đến buổi retro cuối sprint mới phát hiện và xử lý”.

2. Sprint Retrospective nên đề ra cải tiến nhỏ có tính thực tiễn, và hành động được luôn

Có câu nói: “Small changes have a big impact than good idea that never happen.” Ý nói rằng những thay đổi nhỏ sẽ có tác động lớn hơn là những ý tưởng chẳng bao giờ được thực hiện. 

Đây cũng là một bài học mà anh Chiến – Giám đốc trung tâm đã chia sẻ. Theo anh, team nên rút ra các ý tưởng cải tiến nhỏ trong phạm vi 01 Sprint. Nhỏ ở đây hiểu là có tính thực thi, và hành động được luôn trong Sprint sau. Chứ không phải là những ý tưởng cải tiến to và thiếu tính thực thi, chỉ là nói xuông.

3. Cần follow-up action cải tiến và chọn owner để đảm bảo chúng diễn ra

Đây tiếp tục là một kinh nghiệm nữa được anh Chiến rút ra sau một quá trình thực hành Sprint Retrospective ở nhiều team tự chủ khác nhau.

Team có sự trao đổi, đúc kết được những bài học kinh nghiệm quý báu, và đề ra được các hành động cải tiến là rất tốt. Nhưng quan trọng hơn là sau đó action plan thế nào?

Các hành động này có đi vào thực tế, trở thành thứ team làm hàng ngày hay không?

Để đảm bảo các ý tưởng cải tiến thành hiện thực, chúng mình luôn đưa các cải tiến này thành những task trên Sprint Backlog và theo dõi trên Jira. Scrum Master sẽ là người sẽ nhắc nhở, keep track, đảm bảo các thành viên khác thực hiện như những gì đã thảo luận ở trong buổi họp Retrospective.

4. Linh động thay đổi format để khớp với tính chất công việc hoặc của buổi Retrospective.

Để giúp cho các buổi Retrospective không bị nhàm chán, hãy thử linh hoạt thay đổi các phương thức điều phối, dẫn dắt buổi Retrospective meeting.

Tại BSS, chúng mình thường sử dụng format Good – Bad – Better cho buổi họp Retrospective của Sprint hai tuần. Cùng với việc Check-in, format này giúp chúng mình khám phá tâm trạng và cảm xúc của nhau, giúp các thành viên hiểu nhau hơn và tìm ra cải tiến giúp mọi người không chỉ làm việc hiệu quả mà còn trở nên hạnh phúc hơn.

Cùng tùy vào tính chất công việc và sự yêu thích của các thành viên mà team sẽ đi đến quyết định gắn bó dài lâu hơn với 1 format nào đó.

5. Đưa Retrospective thành cuộc họp online khi working remote

Hiện tại team BSS đang làm việc với các thành viên ở cả VP Hà Nội và HCM. Và để các thành viên đồng bộ với nhau, chúng mình đã đưa các cuộc họp này lên nền tảng online.

Ngoài ra, chúng mình còn sử dụng thêm công cụ Whiteboard – để các thành viên ghi lại các ý kiến dạng post-it-note

Hơn nữa, đây là công cụ có sẵn trong bộ MS365 nên sẽ không giới hạn về mặt bản quyền và hoàn toàn free khi áp dụng cho đội nhóm.

6. Nếu có những thành viên không lên tiếng trong buổi Retro này thì sao?

Đừng quá lo lắng nếu trong team có một số thành viên chưa sẵn sàng cho việc “cởi mở” và đưa ra ý kiến của mình, Scrum Master sẽ luôn là người chủ động giúp mọi người tháo gỡ những nút thắt đó. 😊

Hy vọng rằng với những nội dung được chia sẻ, bạn sẽ có thêm một vài ý tưởng cho việc tổ chức Retro tại team mình. Nếu bạn có ý kiến đóng góp thêm muốn chia sẻ về cách thức thực hành của team bạn, đừng ngần ngại và chia sẻ thêm với chúng mình nhé.

Chúc các bạn tổ chức được những buổi Retrospective đầy hứng khởi và hiệu quả cho team của mình!

Phan Thùy Dung – TTPT Dịch vụ Phần mềm Cloud, FPT Smart Cloud